Als je ondernemer wordt of bent, denk je eigenlijk helemaal niet na over alle randzaken die erbij komen kijken. Neem bijvoorbeeld de administratie. Al die brieven van de Belasting, die aangiften die je moet doen en de cijfers die je moet kunnen laten zien… Dat is een behoorlijk klusje. Behalve als je structureel te werk gaat, en vooral: het consequent bijhoudt. En nog maar niet te spreken over die eindeloze to-do list en planningen die je moet maken. In dit artikel geef ik je 5 tips om meer structuur aan te brengen in je werkdag.
1. Zorg voor goede kantoorspullen
Goed gereedschap is het halve werk, zeggen ze wel eens. En daar ben ik het helemaal mee eens! Wil je meer structuur aanbrengen in je bedrijf? Investeer – en dat hoeft helemaal niet duur te zijn – in goede kantoorspullen. Denk bijvoorbeeld aan stevige ringmappen voor je administratie en alle brieven van de Belasting. Maak je vaak rapporten of adviezen voor andere bedrijven, en print je die uit? Zorg dan voor mooie rapportmappen die je kunt gebruiken. Ziet er meteen professioneel uit. Ook pennen die lekker schrijven – daar word ik zo blij van! – markeerstiften en post-its kunnen niet ontbreken. Ik ben echt team analoog en ik kan niet goed werken met digitale lijstjes of to-do’s. Dan verlies ik het overzicht.
2. Plan tijd in voor je administratie
Vind je het moeilijk om je administratie te structureren en ben je je ieder kwartaal weer suf aan het zoeken naar bonnetjes? Plan dan administratie tijd in. Zorg ervoor dat dit altijd op dezelfde dag en tijd is, zodat het een routine wordt. In deze tijd kun je facturen sturen, bonnetjes inboeken, betalingen controleren, brieven in je ordner verwerken en facturen betalen.
3. Niet alles in een keer
Daarmee kom ik ook meteen tot de volgende tip: bewaar je administratie niet voor het einde van het kwartaal. Probeer er iedere week even tijd – bijvoorbeeld een half uur – voor in te plannen. Zo heb je aan het eind van het kwartaal geen stress en ben je er ook niet uren achter elkaar mee bezig. De administratie doen is namelijk niet mijn favoriete bezigheid, en al helemaal niet als je er uren mee bezig bent.
4. Een fijne planner is onmisbaar
Over planning gesproken: ik kan niet zonder een papieren planner. Zo houd ik overzicht en kan ik dingen afstrepen als ik het heb gedaan. Ik heb een tijdje met een digitale agenda gewerkt, maar ik ben het overzicht dan helemaal kwijt. In een papieren agenda en planner zie je makkelijker en sneller hoeveel tijd je nog hebt om die deadline te halen. Je slaat letterlijk zelf de pagina’s om en kunt dus veel beter zien hoeveel weken je nog hebt tot de deadline. Klinkt misschien heel autistisch, maar bij mij werkt het gewoon veel beter. Toen ik nog een digitale agenda had, ging er geregeld wat mis in mijn planning en vergat ik deadlines. Dat mag natuurlijk niet gebeuren!
5. Huur iemand in voor je administratie
Toen ik net begon met ondernemen, deed ik mijn eigen administratie in een Excel-bestand. Inmiddels heb ik een boekhoudprogramma en een boekhouder. Ik maak en verstuur nog steeds alle facturen zelf, maar de controle heb ik uit handen gegeven. Zij doen een check op mijn administratie, en doen ook mijn privé-aangifte. Ik heb hiernaast nog een bedrijf (boekenblog Adorablebooks) en ook daar doen ze de administratie voor. Ik vind het een hele fijne gedachte dat iemand die er verstand van heeft de laatste controle heeft over dit soort zaken. Het laatste wat je wil is fouten maken in je administratie. Ook fijn: ik kan altijd met vragen terecht.
Hoe heb jij je administratie geregeld?
In samenwerking met Bellea.
